Wie bekommst du eine Ordnung und Struktur in dein Business?
Eine Ordnung und Struktur in sein Business zu bekommen, ist manchmal gar nicht so einfach. Wie das ganze für dich trotzdem gelingen kann und du damit mit deinem Business durchstartest, zeige ich dir heute.
Was bedeutet überhaupt Ordnung und Struktur zu haben?
Vielleicht hast du dich schon einmal selber dabei erwischt, wie du wieder einmal in den sozial Media Kanälen fest hängst. Oder du nicht mehr weißt, wo dir genau der Kopf steht, weil noch mehr zum Planen und auszuführen ist. Geschweige denn, dass natürlich auch noch für jeden, private Pflichten zusätzlich noch anstehen. Dazu gibt es noch die verschiedenen Typen, von denen du bestimmt einen angehörst.
Welcher Ordnung und Struktur Typ bist du?
Es gibt gleich mehrere Wege, wie du deine Ordnung normalerweise löst. Oftmals kommt es auch darauf an, ob du dich momentan in einer Stresssituation befindest, oder nicht. Jeder Mensch reagiert hier üblicherweise anders, als wenn man genügen Zeit und Ruhe hat nachzudenken, welcher nächster Schritt nun der Beste für einen ist.
Hier also zu den verschiedenen Ordnungstypen….
Type Nr. 1 arbeitet methodisch und organisiert. Jedoch steht dieser sich immer selbst im Weg, um sein Sicherheitsbewusstsein zu befriedigen.
Unorganisierter und unstrukturierter, so arbeitet Type Nr. 2. Dieser schmückt sich viel mit erreichten Erfolgen. Belegt Termine allerdings oftmals doppelt und möchte wissen, wie andere Ordnung und Struktur hereinbringen.
Bei Typ Nr. 3 haben die Listen und Zeiteinhaltung die Oberhand. Dadurch kommt dieser nie zu spät, jedoch kann sich dieser Typ in seinen ToDo Listen verstrickten um perfekt sein zu können.
Typ Nr. 4 würde gerne seine Organisation an andere delegieren. Jedoch kann man nicht immer alles abgeben. Daher stapelt sich alle Blätter unorganisiert auf dem Tisch oder in den Dateiordnern.
Hast du schon herausgefunden, welcher Typ du genau bist? Prüfe hier auch, wie du in Stresssituation reagierst. Musst du daher immer nacharbeiten? Oder reagierst du immer gleich, nur in extremen Situationen kommt es allerdings mehr zum Vorschein?
Was sind für dich die Vorteiler einer guten Ordnung und Struktur?
Wesentliche Vorteile davon sind, dass du dir dadurch nicht nur eine Menge Zeit sparst, sondern auch schneller und effizienter an dein Ziel kommst. Du dadurch professioneller bei deinen Kunden und Follower ankommst, weil diese das Gefühl haben, sich auf dich verlassen können. Ebenso weißt du auch, was du genau jeden Tag zu tun hast und wie viel Zeit du dafür benötigst oder brauchst. Genauso gut kannst du dir auch für dich Auszeiten einplanen, um einmal wieder neue Projekte zu kreieren oder einfach einmal durchzuatmen.
Wie bekommst du eine Ordnung und Struktur in dein Leben?
Dazu solltest du erst einmal das große ganze von deinem Business sehen. Was genau musst bzw. solltest du alles für dein Business machen, damit dieses läuft? Stelle dir dazu eine Art Plan auf. Sammel dir alles zusammen, was du dazu machen musst. Hier gibt es schon einmal beim Start ein paar Unterschiede, die du beachten solltest.
Welche Fragen solltest du dir daher vorab stellen?
Möchtest du mit deinem Business online oder offline durchstarten?
Welche Zielgruppen möchtest du genau ansprechen und wo findest du diese?
Was ist genau dein Business Ziel?
Brauchst du wirklich alles, was möglich ist, um dieses zu erreichen?
Auf welchen Plattformen oder Netzwerktreffen kannst du deine zukünftigen Kunden finden?
Es ist wirklich wichtig, dir vorab klar zu sein, was du genau brauchst um dein Business Ziel zu erreichen. Natürlich können diese auch mehrere sein. Allerdings empfiehlt es sich immer am Anfang, erstmal mit einem anzufangen, um dann mit dem nächsten fortzufahren. Es spricht allerdings nichts dagegen, sich gleich von Anfang an, dein Ziel klar und deutlich für dich aufzuschreiben, damit dein großes ganzes nicht verloren geht. Wenn dann das erste einmal läuft, kannst du mit deinem nächsten Projekt starten, um dieses dann auf dein vorhandenes Business aufzusetzen. Vielleicht kommen dann hierbei bereits die ersten Mitarbeiter als virtuelle Assistenz oder Minijob infrage.
Hast du beispielsweise zwei Standbeine geplant, einmal online und einmal offline zu starten? Mit welchen von diesem möchtest du am liebsten beginnen? Oder möchtest du nur online unterwegs sein und dir zu den einzelnen live Kunden Coachings noch Kurse oder ein PDF zum Verkaufen erstellen? Die Technik gibt heutzutage so viele Möglichkeiten, die es früher nicht gab, um dir dein Leben zu erleichtern und mehr Freiräume für dich zu schaffen.
Brainstorming für deine Ordnung und Struktur!
Um dir eine bessere Übersicht zu schaffen, kann ich dir das erstmal kostenlose Tool Miro online Whiteboard empfehlen. Dort habe ich für mich alle Informationen und Ziele gesammelt, die ich für mich und mein Business umsetzen will. Du kannst dort für jedes Thema ein einzelnes Board erstellen. Allerdings hast du dann nach einiger Zeit, leider keinen Zugriff mehr darauf und müsstest daher die kostenpflichtige Variante wählen. Hierbei kann ich dir einen Trick verraten, der bei mir funktioniert hat. Ich habe nur ein Board erstellt und unterteile dieses in verschiedene DIN-A4-Blätter. Für jedes Thema oder Projekt ein anderes Blatt sozusagen. So sparst du dir erstmal die kostenpflichtige Variante des Tools. Ebenso lässt sich die Seite auch als App laden.
Natürlich kannst du auch Trello als Organisation für dein Brainstorming verwenden. Dies beinhaltet einzelne Listen, die du dann mit deinen anstehenden Themen befüllen kannst. Dort kannst du auch Checklisten unter jedes einzelne Thema einfügen, um dir die Arbeit zu erleichtern.
Je nachdem welches Handy du besitzt, kannst du dir auch die Notizen oder Google Notizen App auf dein Handy oder PC laden. Ich habe es gerne immer einfach. Das heißt, trage ich eine Idee in meine Notizen ein, so kann ich überall darauf zugreifen. Ob ich nun unterwegs einen spannenden Artikel gefunden habe und diese dann noch später lesen möchte oder einfach nur Bilder dort hinterlege, für den nächsten Blogartikel. Alles kommt hier für mich zusammen. Dort kann mir auch keine Idee abhandenkommen, die ich nicht gerade an meinem Arbeitsplatz hatte.
Bist du allerdings nicht so der online Typ und möchtest es lieber selbst schreiben und etwas noch richtig in der Hand haben? Dann kann ich dir ein Bullet Journal wärmstens empfehlen. Das ist ein Notizbuch, das du so befüllen kannst, wie du es im Moment brauchst. Mit Mindmap für dein Businessziel oder Ideensammlungen für deine nächsten Projekte. Schau dazu auch gerne bei meinem Blogartikel Bullet Journal zum Ausdrucken und aufkleben vorbei und lasse dich dort, weiter inspirieren.
Das Tolle an einem Bullet Journal ist es sogar, das es mit der heutigen Technik auch möglich ist, dies alles auf ein Tablet zu gestalten. Du lädst dazu einfach das PDF auf dein Tablet und kannst damit genauso gut loslegen, als hättest du ein Notizbuch vor dir liegen. Es liegt hier lediglich an deiner Entscheidung, was dir dabei lieber ist und wie du deine Organisation und Struktur schneller dadurch gestalten kannst.
Mit Asana kannst du dann auch später mit deinem Team die Gedanken zusammen tragen oder Projekte verteilen. Bis zu 15 Mitglieder ist das Tool noch kostenlos und ebenfalls als App erhältlich. Ein Kalender mit Erinnerung ist ebenfalls integriert.
Natürlich gibt es noch eine menge anderer Programme da draußen, die du alle verwenden kannst, um erstmal deine Ideen und Ziele zu sammeln. Für mich war am Anfang erst einmal wichtig, dass diese mich ansprechen, ich damit klar komme und es nicht zu teuer sein sollte, wenn nicht gar ganz kostenlos. Meine Programme sind zur Zeit Miro, Bullet Journal und Google Notizen. Dort sammel ich alle meine Ideen und zukünftigen Projekte.
Dann trage dich ein!
Wie geht es weiter?
Das Thema Zeit ist immer ein großes Thema. Vor allem, wenn du Ordnung und Struktur in dein Business bringen willst. Denn jetzt kommt es in die Umsetzung. Wann genau möchtest du deine einzelnen Themen und Projekte umsetzen? Wie viel Zeit brauchst du dafür oder willst du dir dafür geben?
Stell dir einmal vor, du hast jetzt dein Businessziel gefunden, weißt auch, wo deine Follower sind, aber du hast nichts in der Hand, wonach du gehen kannst, ob du dein Ziel erreicht hast oder nicht. Oder du möchtest fünfmal die Woche einen Blogartikel schreiben, hast aber nicht genügend Zeit dafür. Vielleicht willst du auch einmal dir eine Auszeit gönnen oder musst Arzttermine oder Urlaub einplanen. Wäre es dann nicht gut zu wissen, wie viel Zeit du für die einzelnen Dinge brauchst?
Besitzt du einen Mac, dann gibt es gleich ein neues Tool für dich, dass ich gefunden habe. Es nennt sich Timing und zeichnet alle Aktivitäten auf, die du am PC verbringst. Das heißt, ob du gerade im sozial Media surfst, gerade einen Blogartikel schreibst oder ob du lieber nach den neuesten Schuhen Ausschau hältst anstelle Kunden zu akquirieren. Du musst hierbei nicht tun, die Stoppuhr nicht immer ein und ausschalten. Das macht das Timing für dich ganz alleine. Danach kannst du es dann für dich zuordnen. Die ersten Tage ist das Programm kostenlos zu erhalten, danach wird es kostenpflichtig.
Für egal welches System ist das Programm RescueTime gedacht. Es ist kostenlos und trekkt alle deine Aktivitäten, die du dann für dich selbst erfassen kannst. Ebenso automatisch wird erfasst, auf welchen Seiten du wie lange warst. Du musst dir hier nur im Nachgang die Daten ziehen, um deine Ordnung und Struktur besser zu gestalten.
Führe am besten einen ein bis zweiwöchigen Test durch mit deinen Abläufen. Stimmt deine Zeitplanung mit der tatsächlichen Planung überein oder musst du hier und da noch nachkorrigieren? Denke auch daran, das es bei bestimmten Themen besser ist einen Durchschnittswert zu nehmen. Vielleicht baust du dir auch Puffer ein, um eventuelle Zeitüberschreitungen zu vermeiden. Ich trinke zum Beispiel gerne meinen Kaffee beim Frühstücken und dann noch einmal einen am Vormittag. Selbst diese Zeit plane ich mir mit ein. Denn auch hier können 10 – 15 Minuten einfach so verschwinden, weil man dabei eine Zeitung liest oder im sozial Media wieder hängen bleibt. Manchmal kannst du auch hier etwas verbinden. Wie beispielsweise dir dabei Überschriften für deine nächste Story auszudenken oder die nächsten Netzwerktreffen zu planen.
Deine nächstes Ziel?
Jetzt weißt du nicht nur, was du willst, sondern du weißt auch, wie lange, du für die einzelnen Schritte brauchst. Kommen wir daher zu deinem Workflow. Aber was sind denn nun Workflow schon wieder? Mit einem Workflow sind bestimmte Arbeitsabläufe gemeint. Du machst dir vorab Gedanken, wie du deinen Arbeitsablauf so gestalten kannst, dass dieser für dich das beste Ergebnis bringt.
Ein Workflow für eine bessere Ordnung und Struktur sollte für dich....
- effizient
- zeitsparend
- strukturiert
sein.
Wie erstellst du nun dein eigenen Workflow für dich?
Dazu musst du Ersteinmal wissen, was genau deine einzelnen Schritte sind für einen Prozess. An einem Beispiel wird es etwas klarer. Nehmen wir einmal an, du willst einen Blogartikel erstellen. Dazu brauchst du allerdings ein paar Einzelschritte, die du vielleicht bereits unbewusst für dich machst, jedoch wenn du diese als Einzelschritte einmal aufzeichnest, weißt du, wie viel Arbeit eigentlich dahinter steckt und dir dabei die Zeit immer abhandenkommt. Vielleicht kannst du für dich hier auch ein paar Arbeitsschritte optimieren und einfach weglassen. Solltest du später einmal Mitarbeiter haben, helfen dir die einzelnen Arbeitsschritte auch, diese an deine Mitarbeiter weiterzugeben.
Wenn du nun einen Blogartikel erstellst, brauchst du als allererstes einmal ein Thema, über das du schreiben willst. Du suchst dir die Informationen aus deinen Netzwerk oder aus anderen Plattformen zusammen. Vielleicht besitzt du bereits ein Content Buch und kannst dir daraus ein Thema heraus Wählen. Hast du dies nun getan, kommen wir schon zum nächsten Punkt. Brauchst du noch weitere Informationen dazu oder hast du bereits das ganze Wissen darauf um keine Recherche mehr betreiben zu müssen?
Vielleicht möchtest du auch noch etwas extra herausfinden oder suchst nach neueren Methoden oder anderen Wegen die dein Thema für andere schmackhaft zu machen. Die Überschrift mit bestimmten Keywörter darf natürlich auch nicht fehlen. Wenn du dann deinen ganzen Text geschrieben hast, benötigst du auch noch Bilder. Hierbei ist dann wieder die Frage, wie viele Grafiken, Clipart oder Bilder brauchst du um für deinen Blogartikel Werbung zu machen und in welchen Größen genau. Willst du auch welche in deinem Blogartikel einfügen und woher bekommst du diese überhaupt? Gibt es hier eine bestimmte Internetseite oder erstellst du lieber Mockup für deinen Internetauftritt?
Hast du dies nun alles bereits erstellt und eingefügt, solltest du deinen Artikel noch prüfen, ob dieser auf gut über Google gefunden werden kann. Was es für dich bedeutet bestimmte Analysetools auszuwerten und wann dies in welcher Reihenfolge für dich vorkommen soll. Ebenso sollten in jedem Text auch noch Links enthalten sein auf andere Seite von dir und deinen Empfehlungen. Hast du vielleicht auch schon an Affiliate links gedacht? Was fehlt dir noch zu deiner Ordnung und Struktur?
So mach ich es!
Um meine Blogartikel prüfen zu können, verwende ich einmal das Plugin für meine WordPress Seite Yoast. Ebenso gibt es die Seite Rechtschreibprüfung 24. Dort kannst du deine Texte noch einmal auf Schreibfehler überprüfen. Denn je länger die Texte, desto mehr kann man übersehen.
Wie du siehst, hat der Blogartikel Prozess einen langen Workflow, den du bestreiten musst, bis dieser überhaupt Ersteinmal online geht. Von der Verteilung bei den verschiedenen sozial Media Plattformen und Newsletter Listen ganz zu schweigen.
Um dir einen eigenen Workflow zu erstellen, fange einfach beim ersten Schritt an. Welchen Arbeitslauf durchläufst du, während du deinen Blogartikel schreibst. Erstelle doch gleich einmal für dein Thema einen und schreibe dir nebenbei auf, was du alles so dabei machst. Dazu noch einen Zeitmesser, damit du weißt, wie du deine Zeit einteilen kannst in Zukunft.
Etwas Lustiges von mir....
Ich weiß auswendig wie lange ich für das Staubsaugen der Wohnung brauche, allerdings weiß ich nicht wie lange ich in den sozial Media Kanälen, Tag täglich verbringe.
Wie planst du nun alles ein?
Natürlich gibt es hier auch wieder ein tolles Programm um deine Ordnung und Struktur zu verbessern. Geh dazu einfach auf die Seite draw.io. Die einzelnen Workflows kannst du für dich alle kostenlos verwenden. Siehe hierzu auch mein Bild Beispiel zum Thema Blog etwas weiter oben. Es sind bereits viele Arbeitsabläufe vorgefertigt und du musst dazu nur doch die vorhandenen Kästchen mit deinen Themen befüllen oder kannst genauso gut auch ein eigenen neuen Workflow für dich erstellen. Such dir einfach einen für dich passenden Arbeitsablauf am Anfang für dich aus. Mir liegt es immer einen von links nach rechts zu haben.
Wie diese hier ….
Allerdings gibt es natürlich auch die Möglichkeit dir deine Ordnung und Struktur von oben nach unten oder anders herum anzulegen. Erstelle dir daher am besten für jeden einzelnen Prozess in deinem Business deinen eigenen Workflow. Du wirst sehen, irgendwann wirst du deine Workflow Listen nicht mehr benötigen, weil du bereits weißt, was wann dran kommt. Oder du wirst es an deine Mitarbeiter abgeben, damit diese dein Business genauso gut weiter tragen können wie du.
Dir einen Arbeitsablauf pro Prozess zu erstellen, hat ebenfalls noch einen Vorteil.
Wenn du einmal neue Mitarbeiter einstellst, wissen diese dann genau an was sie sich halten müssen, wie du es gerne haben willst und wie sie dir vielleicht auch weiter helfen können noch effizienter zu werden. Wenn du hier weitere Unterstützung benötigst, dann melde dich auch gerne per Mail einfach bei mir. Zusammen erstellen wir für dich deine passende Arbeitsschritte mit den einzelnen Zwischenschritten, die du auf keinen Fall vergessen darfst.
Plane nun deine Ordnung und Struktur!
Jetzt hast du dein Ziel vor Augen. Weißt, wie lange du für deine einzelnen Schritte brauchst. Mehrere Ablaufpläne hast du vor dir und weißt nun auch, was genau zu machen ist. Jetzt kommen wir zu deiner eigentlichen Planung. Erstelle dir einen Terminplan mit all deinen Aktivitäten am Tag. Dazu gehören natürlich auch, deine privaten Termine. Wie beispielsweise Sport, Kinder, Freizeit für dich, Arzttermine, Zeit zum Shopping oder gemeinsame Stunden mit deinen Liebsten. Vergiss auch nicht deine Pausen mit einzutragen.
Nimmst du dir jeden Tag genügend Zeit für eine Pause oder sind diese vielleicht zu lange, weil du bei Prime oder Netflix hängen bleibst? Wo kannst du hier noch einmal Zeit für dich einsparen und welche Zeit möchtest du auf jeden Fall für dich behalten? Hast du vielleicht noch einen Nebenjob der ebenfalls bereits Zeit verbraucht? Wann hast du deinen Urlaub eingeplant oder möchtest du dir Zeit nehmen für dich zu sein? Wann willst du duschen und wann willst du schlafen?
Deine Zeiteinteilung pro Tag ist ebenso wichtig wie auch freie Zeit für dich einzuplanen. Denn ohne diesen fällst du schnell in die Überarbeitung hinein und dann fängt das Chaos wieder von vorne los. Teile dir daher deine Zeit schlau ein. Gebe dir am Anfang mehr Puffer, um herauszufinden, wie lange du wirklich brauchst. Deinen Zeitplan kannst du immer enger ziehen, wenn du willst. Allerdings etwas Zeit herzugeben, fällt einem immer schwer, wenn man seinen Traum nachgeht.
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Von überall und flexibel arbeiten, wo auch immer du dich gerade befindest.
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Wie viel Zeit willst du daher für deine Ordnung und Struktur am Tag verwenden?
Plane nun all deine Termine und Prozesse ein. Versuche auch verschiedene Prozesse zusammenzufügen. Erspart es dir Zeit super, wenn nicht änder den Arbeitsablauf wieder. Füge zum Beispiel die Bilderstellung zusammen. Kannst du mehrere Podcast an einem Tag aufnehmen oder geht dir hier die Luft aus? Welche Tätigkeiten kannst du für dich zusammen fügen? Ergibt das alles auch Sinn oder verlierst du hier die Übersicht? Denn auch wenn es für manche gut ist, mehrere Prozesse zu verbinden, kann dies für dich auch negative Auswirkungen haben. Schaue daher auf dein Gefühl, was für dich besser ist und prüfe auch die Zeit, ob du dir hier wirklich etwas Zeit ersparst oder nicht.
Mit was kannst du alles Planen?
Hier gibt es wieder die Unterschiede zwischen online und offline. Möchtest du lieber auf ein Blatt Papier schreiben oder lieber am PC, Handy oder Tablet alles dabei haben? Du musst dich einfach nur für eines Entscheiden. Für die digitale Planung gibt es verschiedene Kalender App, die du dir je nach Handytyp herunterladen kannst. Achte darauf, dass du diese auch mit deinen anderen Geräten verbinden kannst.
Ich verwende beispielsweise den Google Kalender. Diesen kann ich nicht nur von jedem Computer abrufen, sondern ist für mich auch auf mein Handy und Tablet erreichbar. Ebenso kann ich auch meinen Mann darauf berechtigen, um die Familientermine zu organisieren. So weiß jeder auch Bescheid, wer wann wo ist und wer was zu machen hat. Beispielsweise die Kinder zum nächsten Unterricht zu fahren.
Oder wenn du selbst ein Zoom Termin oder einfach nur eine Videokonferenz mit einem Kunden hast, kannst du diesen in deinen Kalender blocken, wo nur du alleine Zugriff hast. Oder eben die Personen, die du dafür berechtigen willst. Du kannst es auch später oder jetzt so einrichten, dass deine Mitarbeiter wissen, wo sie dich erreichen können. Genauso gut kannst du deinen Mitarbeiter Termine für die nächste Besprechung einstellen. Alles in allem ein tolles Programm das du nutzen kannst um deine Ordnung und Struktur in deinem Business zu halten. Das Beste daran ist, du kannst es kostenlos nutzen.
Wenn dir das aber alles zu technisch ist, gibt es natürlich auch noch das Notizbuch oder die Kalender. Solltest du in den Geschäften allerdings nichts Passendes für dich finden, kannst du hier wieder auf ein Bullet Journal zugreifen. Wie oben bereits beschrieben, kannst du dazu ein leeres Notizbuch nehmen und dieses mit allen befüllen, was du genau brauchst. Ebenso kannst du dies auch bunt bemalen, wenn dir das dann besser gefällt oder dich motiviert. Hierbei gibt es verschiedene Wege, wie du dies gestalten kannst.
Entweder du zeichnest dir selber ein Journal, was natürlich wieder mit etwas Zeitaufwand verbunden ist. Oder du druckst dir einfach ein paar Seiten aus und klebst diese in dein leeres Notizbuch ein. Genau so wie du eben deine Planung brauchst. Natürlich kannst du auch hier das PDF wieder auch auf dein Tablet laden. Dazu gibt es verschiedene Apps wie beispielsweise OneNote oder GoodNote, die dir zur Verfügung stehen, damit du dein Tablet wie ein Notizbuch oder Kalender verwenden kannst.
Hier noch einmal deine Checkliste für deine Ordnung und Struktur!
- Was ist dein Ziel?
- Wen willst du erreichen?
- Wie lange brauchst du dafür?
- Welche Workflow brauchst du alle?
Plane für dich schlau ein!
Puh!! Jetzt hast du es geschafft. Du hast deine Ordnung und Struktur für dich und dein Business gefunden. Klar wirst du Ersteinmal etwas Zeit investieren, damit du deine Ziele auch erreichst. Hast du allerdings alle Punkte durchlaufen, wirst du dich selbst auch besser fühlen.
- Weil du weißt, was du genau willst.
- Wie du dies erreichen kannst.
- Was du genau für Zahlen brauchst um deinen Erfolg zu messen.
- Wie viel Zeit du für alles brauchst.
- Welche Arbeit du alles abgeben kannst.
Dann genau bleibst nur noch du mit deinem Erfolg.
Klingt doch total legendär!
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Deine
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